Goed geholpen, snel geregeld

Bestuursvergaderingen 2018

Agenda en verslag van de bestuursvergadering

Datum: Vrijdag 23 februari 2018
Tijd: 09.00–10.30 uur
Locatie: Tribuut, kamer 510

Aanwezig: R.A.J. Scholten (voorzitter), B.J. Groot Wesseldijk (vice voorzitter), O. Bosch, H. van der Sleen, M.T.A. van Deelen (verslag), S. Bergsma (controller)
Afwezig: D.H. Cziesso (met kennisgeving),  G.A.G. Eggermont (met kennisgeving)

1. Opening en mededelingen

  • Bezoek Waarderingskamer d.d. 20 februari 2018
    Benoemd is dat de kritiek van de Waarderingskamer ingaat op het ‘niet gedocumenteerd in beeld hebben’ wat de kwaliteit van de administratie is. Kortom; het gaat niet over de kwaliteit van de administratie zelf. Dit wordt opgepakt door het houden van controles en deze te analyseren. Deze analyses en getrokken conclusies worden gedocumenteerd. Vervolgens wordt deze werkwijze in de werkprocessen geborgd.
  • Bezoek raadsleden d.d. 21 februari 2018
    In totaal hebben 13 raadsleden een bezoek gebracht aan Tribuut. Zij hebben een presentatie gekregen waarin zij zijn meegenomen in de opbouw en voortgang van Tribuut aan de hand van een presentatie. Vervolgens hebben de raadsleden een rondleiding gehad langs de clusters. Hier hebben zij persoonlijk uitleg gekregen van de werkzaamheden binnen de clusters middels de dagstartborden en/of dashboards.
  • Review controledossier door accountants gemeenten 21 februari 2018

2. Ingekomen stukken

  • Brief Waarderingskamer inzake instemming verzending WOZ, d.d. 09-02-2018

3. Inventarisatie rondvraag

Er zijn geen vragen.

4. Vaststellen concept jaarrekening 2017

De concept jaarrekening wordt op een enkel punt toegelicht. Bij de definitieve jaarrekening wordt besloten wat de doen met het positieve saldo..

5. Vaststellen concept begroting 2019

De concept begroting wordt besproken. 

Dhr. Groot Wesseldijk stelt een vraag over de balans die op 0 staat. De keuze hiervoor wordt uitgelegd en aangegeven dat de accountant hiermee akkoord is.

Enkele tekstuele aanpassingen worden benoemd welke in de definitieve versie zijn verwerkt.

Dhr. Bosch vraagt hoe om te gaan met het pluspakket als de heffing van een bepaalde belastingsoort bij een gemeente vervalt. Dit wordt in het najaar opgepakt als ook het bedrijfsplan wordt geëvalueerd.

6. Vaststelling gewijzigd Incasso Reglement

De technische wijziging van het reglement wordt benoemd.

Besluit:

  1. In te stemmen met de conceptbegroting Tribuut 2019.
  2. De conceptbegroting Tribuut 2019 toe te sturen aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten, zodat zij hun zienswijze op de conceptbegroting Tribuut 2019 kunnen geven.
  3. Het Incasso Reglement vast te stellen

7. Rondvraag

Niet van toepassing.

8. Sluiting

De heer Scholten sluit de vergadering om 9.49 uur.

Agenda en verslag van de bestuursvergadering

Datum: Vrijdag 26 januari 2018
Tijd: 09.00–10.30 uur
Locatie: Tribuut, kamer 510

Aanwezig: R.A.J. Scholten (voorzitter), O. Bosch, H. van der Sleen, G.A.G. Eggermont (verslag)
Afwezig: D.H. Cziesso (met kennisgeving en stemverklaring), B.J. Groot Wesseldijk (vice voorzitter) (met kennisgeving)

1. Opening en mededelingen

Er zijn geen mededelingen.

2. Ingekomen stukken

Er zijn geen ingekomen stukken.

3. Inventarisatie rondvraag

  • Dhr. Bosch heeft een vraag n.a.v. een gesprek met een inwoners.
  • Dhr. Eggermont vraagt toestemming om de uitnodiging ABN-Amro te kunnen accepteren.
  • Dhr. Van der Sleen vraagt naar de toepassingsmogelijkheid van de hardheidsclausule?
  • Dhr. Van der Sleen vraagt of de vergadering van 23 februari om 9 uur kan plaatsvinden?
  • Dhr. Van der Sleen vraagt om een nadere toelichting op het concept rapport van de Waarderingskamer?

4. Kwartaalrapportage 4 2017 / prognose jaarrekening

De kwartaalrapportage wordt besproken. Enkele onderdelen worden nader toegelicht:

  • De invoering van de nieuwe waarderingsapplicatie heeft het waarderingsproces in 2016 erg onder druk gezet. Hierdoor heeft de KPI Tijdige verzending WOZ beschikkingen onder druk gestaan en is niet altijd gehaald.
  • De KPI bij invordering na 3 jaar (99,8%) is niet gehaald. We zien dat we moeite hebben om de bedragen bij de oude jaren binnen te halen. In 2017 is dat ondanks extra inzet niet helemaal gelukt.
  • De KPI tijdige afhandeling bezwaren lijkt niet gehaald. Dit is deels te verklaren door een onjuiste registratie en telling. Beroepen worden ook als bezwaren geteld. Deze kennen een langere doorlooptijd en kunnen eruit worden gefilterd. Daarnaast dient de bewaking van de termijnen te worden verbeterd.
  • Vooralsnog zal het positieve resultaat terugvloeien naar de gemeenten. Indien uit het definitieve rapport van de Waarderingskamer aanwijsbare verbeteringen noodzakelijk zijn, zullen deze worden gekwantificeerd en kan hiervoor een bestemmingsreserve worden gevormd. Vooralsnog lijken er nog voldoende eenmalige middelen in het opstartbudget beschikbaar te zijn.

5. Eerste wijziging begroting 2018

Besluit: De verschillende programma’s in de begroting worden onder één programma samengenomen.

Het bestuur besluit aanvullend dat het een ‘technische wijziging’ betreft die niet voor een zienswijze wordt voorgelegd aan de gemeenteraden.

6. Kadernota begroting 2019 – 2022

Dhr. Scholten merkt op dat er bij de maatstaf biljetten een kanttekening moet worden geplaatst. De baatbelasting is niet op het combibiljet terecht gekomen, waar dit wel het streven was. Het gaat om een beperkt aantal extra biljetten die hierdoor voor Epe zijn verstuurd. Besloten wordt om het biljetaantal hier niet voor te corrigeren.

Besluit:

  1. De maatstaven voor de begroting 2018 vast te stellen.
  2. De Kadernota 2019-2022 vast te stellen.
  3. De Begroting Tribuut 2019 op te stellen op basis van de Kadernota 2019-2022.

7. Rondvraag

  • Dhr. Bosch heeft een vraag n.a.v. een gesprek met een inwoners. In een gesprek met een inwoner is er ongenoegen geuit over de gang van zaken rondom een ingediend bezwaar. De inwoner heeft moeite met het “horen” in Epe en de incompleetheid van het dossier. Het bestuur neemt hier kennis van. Het bestuur ziet vooralsnog geen reden om de secretaris te vragen om actie te ondernemen.
  • Dhr. Eggermont vraagt toestemming om de uitnodiging ABN-Amro te kunnen accepteren. Het bestuur gaat akkoord met de door de secretaris ontvangen uitnodiging.
  • Dhr. Van der Sleen vraagt naar de toepassingsmogelijkheid van de hardheidsclausule? Er lijken meerdere interpretaties mogelijk. Het bestuur vraagt de secretaris om in de bestuursvergadering van april duidelijkheid te geven op de vraag wie bevoegd is om de hardheidsclausule toe te passen. En, mocht hier onduidelijkheid over blijven, met een voorstel te komen tot wijziging van de GR zodanig dat de onduidelijkheid is weggenomen. Mocht er nu een verzoek bij de secretaris komen over het toepassen van de hardheidsclausule, zal de secretaris het college van de betreffende gemeente om advies vragen.
  • Kan vergadering van 23 februari om 9 uur plaatsvinden? De volgende vergadering zal om 9 uur starten.
  • Dhr. Van der Sleen vraagt om een nadere toelichting op het concept rapport van de Waarderingskamer. De Waarderingskamer heeft op 26 oktober 2017 een inspectie uitgevoerd bij Tribuut. Doel van de inspectie was om zicht te krijgen op de interne beheersing. Alle nieuwe samenwerkingsverbanden worden onderworpen aan dergelijke inspecties omdat de Waarderingskamer dit per definitie een risico acht. Tijdens de inspectie zijn vier interviews afgenomen en hierover is een concept rapport opgesteld en op 7 december uitgebracht. Omdat de conclusies, in onze ogen, op basis van vier gesprekken niet altijd zijn te trekken, is meteen contact gezocht met de Waarderingskamer. Door omstandigheden heeft de Waarderingskamer pas op 20 februari tijd om ons te horen. We zijn van mening dat de door de waarderingskamer getrokken conclusies niet altijd zijn gebaseerd op feiten en erg ongenuanceerd zijn verwoord. De komende periode gebruiken we om de benodigde feiten te verzamelen. Overigens zijn er ook herkenbare opmerkingen gemaakt daar waar we nog werk hebben te verzetten. Zo wordt bijvoorbeeld opgemerkt dat het analyseren van de bezwaren nog niet wordt gedaan. De organisatie Tribuut dient dit wel te doen om hiervan te leren. Dit is natuurlijk verstandig en noodzakelijk om te doen, maar was bij de gemeenten vóór de vorming van Tribuut geen gebruik.

8. Sluiting

De heer Scholten sluit de vergadering om 10:28.

Klik op onderstaande knop om het archief met alle overige bestuursvergaderingen te raadplegen.

Archief bestuursvergaderingen